1.- ¿Cómo inscribo una institución por primera vez?
El registro o inscripción de una persona o usuario es el primer requisito para inscribir una institución privada. Una vez completada la ficha de datos personales, incluida contraseña y correo electrónico, si lo tiene, se debe ingresar al sitio con el RUT y contraseña personales, para luego acceder a la opción “Instituciones”, “Inscribir Institución privada”. Allí se accede a la ficha de “Institución”, la que una vez completada asegura la inscripción de la institución en el Registro Único.
2.- ¿Si ingreso una persona ¿cómo la asocio a una organización?
a) Versión 2 o actual. Cuando una persona inscribe a una institución privada, queda automáticamente asociada a ésta como “Administrador de institución”, por ende, puede actuar sobre ella ya sea para modificar datos o para realizar cualquier operación relacionada con su institución.
b) Versión 1 o sistema antiguo. Si necesita asociar a una persona con una institución inscrita en el sistema anterior, se tiene dos alternativas: la Migración de Contraseña directa o vía solicitud al Administrador de Sistema.
La migración de contraseña puede realizarla quien posea la clave de institución que entregaba el sistema antiguo. Para ello, por última vez, podrá ingresar al sitio con el RUT de la institución como usuario más la contraseña anterior. En esa etapa el sistema permitirá digitar el RUT del representante legal de la institución -si éste se ha inscrito previamente llenando su ficha de datos personales- y, al proceder, quedará asociado a la organización como “Administrador de institución”. Si no ha llenado la ficha personal deberá hacerlo llenando el formulario, al que podrá acceder desde la misma pantalla donde dice “Inscribirse en este Sitio”.
Cuando no es factible hacer la migración de contraseña directamente, pues no se posee la contraseña antigua, la asociación persona-institución debe solicitarse a través de la opción de “Contacto”, disponible en la página de inicio del portal. Allí debe requerirse que se asocie a la institución (nombre de la institución y RUT), con la persona (nombre y RUT) inscrita. Una vez realizada esta operación podrá acceder al sitio con el RUT y clave personal como administrador de institución.
3.- ¿Cómo puedo cambiar los datos de una directiva que modificó su composición?
Ficha de Institución. Todo cambio que se quiera realizar a los datos de la institución deben hacerse modificando la “Ficha de Institución”. A ésta pueden acceder los administradores de institución, para lo cual deben ingresar a su sesión, pinchar “Instituciones”, “Mis Instituciones” y seleccionar el RUT de la organización. Se desplegará la ficha donde debe seleccionar “Cargos”. Para agregar nuevas personas a la directiva debe digitar el RUT de cada una de ellas, seleccionar el cargo y activar “Agregar”. Si la persona está previamente inscrita, el sistema lo reconocerá inmediatamente, sino, le dará la posibilidad de hacerlo desplegando la “Ficha de Datos Personales”, la que una vez completada tendrá que elegir “Agregar”. Posteriormente, se debe descartar del registro a las personas salientes, seleccionando esos nombres de la lista y activando “Eliminar”.
4.- ¿Cómo se obtiene un documento que acredite que las organizaciones están inscritas en el Registro electrónico?
No le corresponde al municipio entregar certificados de inscripción en el Registro Único. Cada organización puede obtener directamente su certificado en la página, teniendo el privilegio de Administrador de Institución sobre dicha institución. Para ello, debe ingresar a su sesión, seleccionar “Instituciones”, “Mis Instituciones” y pinchar el botón “Imprimir Certificado”.
5.- ¿En qué momento se tiene qué inscribir la institución receptora, antes o después de aprobados los recursos?
Las instituciones receptoras deben estar inscritas en dos registros antes de postular fondos públicos: (i) el registro interno municipal y (ii) el registro electrónico www.registros19862.cl. La Ley señala a este respecto que deben estar inscritos en el Registro Único todas aquellas entidades susceptibles de recibir fondos públicos, por tanto toda institución que postule a fondos del Gobierno Central o de los municipios tiene la obligación de estar registrado en ambos registros al momento de solicitar el beneficio (artículo 6 y 7 de la ley 19862).
6.- ¿Qué ocurre cuándo dos organizaciones tienen el mismo presidente ya que no deja crear claves por separado? ¿Deberían compartir una sola clave para ambos?
El portal no reconoce claves de instituciones sino claves de personas, las que son creadas por el propio usuario al momento de la inscripción. Si una misma persona es representante legal de más de una organización tendrá acceso a cada una de ellas a través de su sesión personal o sea ingresando con su RUT de usuario y su contraseña personal. Podrá por tanto tener en su sesión dos instituciones a su cargo, así mismo más de una persona podrá acceder a una institución si ambas están relacionadas a la misma y tienen privilegios sobre ella.
7.- ¿Puede una Municipalidad entregar fondos que beneficien a personas naturales, si estas al igual que las instituciones cumplen con todos los requisitos que exige la Ley, excepto que no poseen personalidad jurídica?
La Ley 19.862 sólo contempla la entrega de fondos públicos a entidades con personalidad jurídica, las personas naturales no hacen parte de esta ley.
8.-¿Se puede entregar subvención a una institución sin informar por el portal y después regularizar o estaríamos faltando a la Ley? ¿Qué pasa si el sitio está en mantención o no hay Internet?
Sí se puede entregar una subvención y luego informarla por el portal. En la Circular Nº84 de la SUBDERE, de octubre de 2003, se da plazo para poner al día las transferencias a más tardar hasta los 10 días corridos del mes siguiente de realizada la transferencia.
9.- ¿Es correcto que a una organización que postula a fondos de otra institución del Estado, distinta del municipio, le soliciten el certificado de inscripción en el registro interno municipal?
La Contraloría General de la República definió que las instituciones receptoras de fondos públicos deben estar inscritas en los registros internos de cada una de las instituciones a las que postule, por tanto debe incorporarse al registro de la institución a la que está solicitando los fondos, por lo que no deberían solicitarle la inscripción en el registro interno municipal. Sólo la inscripción en el registro electrónico www.registros19862.cl debe realizarse una sola vez por institución.
